Ein administrativer Notfallplan, der den Ausfall des Inhabers oder Geschäftsführers abdeckt, ist nur dann wirksam, wenn das Führungspersonal und relevante Mitarbeiter umfassend informiert und vorbereitet sind. Das Ziel besteht darin, dass alle Beteiligten genau wissen, wie sie handeln müssen, wenn der alleinige Kompetenzträger plötzlich ausfällt. Hier sind die zentralen Schritte zur Schulung und Vorbereitung deines Teams.
1. Kommunikation des Notfallplans
- Klare Rollenverteilung: Sobald der Notfallplan erstellt ist, muss er dem Führungsteam und den Schlüsselmitarbeitern klar und verständlich kommuniziert werden. Jeder sollte wissen, welche Kompetenzen im Fall eines Ausfalls des Inhabers oder Geschäftsführers übergehen und wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind.
- Sicherstellung des Informationszugangs: Eine der wichtigsten Aufgaben des Notfallplans ist es, sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen (Passwörter, Kontodaten, Verträge etc.) im Ernstfall zugänglich sind. Diese Informationen sollten an einem sicheren Ort gespeichert werden – sowohl digital als auch physisch – und für autorisierte Mitarbeiter zugänglich sein.
2. Notwendige Schulungen für das Führungspersonal
- Verständnis der Handlungsstränge: Führungskräfte und Schlüsselmitarbeiter müssen genau verstehen, welche Handlungen und Entscheidungen im Notfall zu treffen sind. Dazu gehört die Übernahme von Verträgen, Kommunikation mit Banken und wichtigen Geschäftspartnern sowie die Verwaltung operativer Aufgaben.
- Kompetenzübertragung: Bestimme klar, wer welche Entscheidungen treffen darf, wenn der Inhaber oder Geschäftsführer ausfällt. Schulungen sollten sicherstellen, dass die betreffenden Personen ihre Befugnisse und Verantwortlichkeiten kennen und wissen, wie sie im Ernstfall agieren müssen.
- Zugang zu kritischen Informationen: Führungspersonal und ausgewählte Mitarbeiter sollten geschult werden, wie sie Zugang zu wichtigen Dokumenten wie Mietverträgen, Gesellschaftsverträgen, Bankkonten und rechtlichen Unterlagen erhalten. Das Wissen darüber, wo diese Informationen gespeichert sind und wie darauf zugegriffen wird, ist entscheidend.
3. Erstellung eines Informationshandbuchs oder digitalen Archivs
- Zentrale Dokumentation: Alle relevanten Informationen (Passwörter, Vollmachten, Zugänge, wichtige Verträge, Ansprechpartner) müssen zentral gespeichert und organisiert werden. Dies kann in Form eines digitalen Archivs oder physischen Handbuchs geschehen. Es ist wichtig, dass die Führungskräfte wissen, wo diese Informationen zu finden sind und wie sie sie im Notfall nutzen können.
- Regelmäßige Aktualisierung: Diese Informationen sollten regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit sie im Ernstfall korrekt und aktuell sind. Jede Änderung von Bankkonten, Ansprechpartnern oder Passwörtern sollte zeitnah eingepflegt und an die relevanten Personen kommuniziert werden.
4. Unterstützung durch einen Beirat oder externe Berater
- Einbindung eines Beirats: Ein externer Beirat, der aus Fachleuten besteht, kann besonders in einem Notfall helfen, wenn dem Führungsteam die Erfahrung oder das Selbstbewusstsein fehlt. Ein Beirat kann das Unternehmen durch rechtliche, finanzielle und strategische Entscheidungen leiten und die Geschäftsleitung in einer Übergangsphase unterstützen.
- Einbindung eines Beraters für psychische Unterstützung: In einer belastenden Situation, in der der Geschäftsführer oder Inhaber plötzlich ausfällt, kann auch ein psychologischer Berater hinzugezogen werden. Diese Person kann als Ansprechpartner für die Belegschaft dienen und dabei helfen, die emotionale Belastung zu bewältigen, die ein plötzlicher Führungswechsel mit sich bringen kann.
5. Regelmäßige Überprüfung und Tests des Plans
- Testläufe des Notfallplans: Um sicherzustellen, dass der Plan im Ernstfall reibungslos funktioniert, sollten regelmäßig Testläufe durchgeführt werden. Dabei können wichtige Informationen überprüft werden, z.B. ob alle erforderlichen Personen Zugriff auf die notwendigen Daten und Dokumente haben.
- Feedback und Anpassung: Die Schulungen sollten regelmäßig überprüft und auf Basis von Feedback weiterentwickelt werden. Das Ziel ist es, den Plan so anzupassen, dass er jederzeit den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und im Notfall schnell und effizient umgesetzt werden kann.
6. Sensibilisierung für den Ernstfall
- Bewusstsein schaffen: Es ist wichtig, dass alle Beteiligten verstehen, dass der Notfallplan nicht nur ein formales Dokument ist, sondern eine zentrale Rolle in der Sicherstellung der Geschäftskontinuität spielt. Das Führungsteam sollte sensibilisiert werden, dass sie im Ernstfall die Verantwortung für die Sicherung des Geschäftsbetriebs übernehmen müssen.d
